Rzeczpospolita Polska

Zarządzenie pokontrolne nr 2/2008 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 1 marca 2008 roku

w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z kontroli Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu przeprowadzonej w dniach 22, 26, 31 października i 6 listopada 2007 roku

 

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), § 48 ust. 2 pkt 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz § 16 pkt 3 lit. d regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora nr 36/2004 z dnia 18 czerwca 2004 roku ze zmianami, w celu wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 31 stycznia 2008 roku, zarządza się co następuje:

§ 1

Zobowiązuje się:

1.     Kanclerza Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do podjęcia działań dla zwiększenia powierzchni magazynowej archiwum głównego uczelni oraz dla przeniesienia dokumentacji księgowej do nowych magazynów o korzystnej lokalizacji i o właściwych dla archiwum warunkach przechowywania, w terminie do 31 grudnia 2008 roku.

2.      Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

1)      przejęcia z jednostek organizacyjnych do archiwum Uczelni wszystkich zamkniętych teczek spraw z dokumentacją wytworzoną do końca 2005 r. (w tym dokumentacji wymienionej przykładowo w punkcie II/6 protokołu kontroli), w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

2)     zakończenia prac archiwalnych w zakresie porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji zgromadzonej w archiwum uczelni do czasu kontroli AP w 1998 r. oraz usunięcia nieprawidłowości w stanie uporządkowania tych materiałów archiwalnych, które przekazano do archiwum w okresie późniejszym, wyegzekwowania od firmy archiwalnej terminowego wykonywania tych prac, w terminie do 30 czerwca 2008 roku;

3)     rozpoznania faktycznej treści i wartości archiwalnej znajdującej się w archiwum dokumentacji Sekretariatu Rektora (zakwalifikowanej do kategorii A i B), następnie prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania tej dokumentacji, w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

4)     przekwalifikowania z kat. B50 do A dzienników studenta oraz ogólnych i szczegółowych zestawień zbiorczych godzin dydaktycznych i zarchiwizowania tej dokumentacji jak materiały archiwalne, wprowadzenia do wykazu akt stosowną zmianę kategorii archiwalnej tej dokumentacji, w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

5)     przekwalifikowania z kategorii BE10 do A projektów racjonalizatorskich opatentowanych i wdrożonych i zarchiwizowania ich jak materiały archiwalne, rozpoznania zakwalifikowanej do kategorii BE5 dokumentacji zagospodarowania mienia po zlikwidowanych zakładach doświadczalnych, dokumentacji dot. chóru, kół naukowych, organizacji studenckich i samorządu studenckiego i przekwalifikowania jej do kategorii A, jeśli stanowi ona materiały archiwalne, a następnie do prawidłowego jej zarchiwizowania, w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

6)     przesyłania na bieżąco do Archiwum Państwowego po jednym egzemplarzu ewidencji dokumentacji kategorii A przekazywanej z jednostek organizacyjnych do archiwum uczelni, w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

3.      Kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

1)      przestrzegania na bieżąco zasady przekazywania do archiwum uczelni zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych, a w przypadku konieczności pozostawienia w jednostkach organizacyjnych części akt dłużej niż 2 lata przekazania do archiwum ewidencji (spisów zdawczo-odbiorczych) tych akt, w terminie do 31 grudnia 2008 roku;

2)     wprowadzenia w jednostkach organizacyjnych rejestracji spraw w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego (z uwzględnieniem symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w znaku sprawy), zgodnie z postanowieniami obowiązującej w uczelni instrukcji kancelaryjnej, w terminie do 31 grudnia 2008 roku.

4.      Kierownika Działu Kadr i Spraw Socjalnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do porządkowania jednolicie akt osobowych pracowniczych tj. przeszywania ich w całości i numerowania w numeracji ciągłej, bez wyodrębniania akt kilku okresów zatrudnienia, w terminie do 31 grudnia 2008 roku.

5.      Kierowników dziekanatów Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do porządkowania jednolicie akt osobowych studenckich tj. przeszywania ich w całości i numerowania w numeracji ciągłej, bez wyodrębniania akt studiów inżynierskich i magisterskich, ponadto do numerowania w numeracji ciągłej prac dyplomowych z uwzględnieniem załączników (dotyczy akt przekazywanych archiwum po kontroli Archiwum Państwowego), w terminie do 31 grudnia 2008 roku.

6.     Kierownika Biura Informacji i Promocji Uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do rozpoznania, opisania i zewidencjonowania zbioru fotograficznego - w porozumieniu z archiwum Uczelni i po konsultacjach z Archiwum Państwowym, przekazania ewidencji fotografii do archiwum uczelni w 2 egzemplarzach, z których 1 powinien być przesłany do Archiwum Państwowego, w terminie do 31 grudnia 2008 roku.

7.      Kierownika Działu Aparatury i Pomocy Dydaktycznych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do zewidencjonowania dokumentacji audiowizualnej-w porozumieniu z archiwum Uczelni i po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym wzoru spisu zdawczo-odbiorczego, a następnie przekazania do archiwum uczelni ewidencji tej dokumentacji w 2 egzemplarzach, z których 1 powinien być przesłany do Archiwum Państwowego, w terminie do 30 czerwca 2008 roku.

8.      Kierownika Katedry Anatomii i Histologii Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do zewidencjonowania dokumentacji byłej Akademii Medycyny Weterynaryjnej we Lwowie-w porozumieniu z archiwum Uczelni-na spisie zdawczo-odbiorczym, w porządku rzeczowo-chronologicznym i przekazania do archiwum uczelni tego spisu w 2 egzemplarzach, z których 1 powinien być przesłany do Archiwum Państwowego, do oznaczenia dokumentacji sygnaturą archiwalną wynikającą ze spisu, w terminie do 30 czerwca 2008 roku.

§ 2

1.     Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Kanclerzowi Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.

2.     O terminie i sposobie wykonania niniejszego zarządzenia należy powiadomić rektora, kanclerza oraz kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu na miesiąc przed upływem terminów określonych w ww. punktach.

3.     Zobowiązuje się kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do powiadomienia Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 31 stycznia 2008 roku, z upływem określonych w ww. punktach terminów.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Rektor
prof. dr hab. Michał Mazurkiewicz


Wytworzył:
Aleksandra Witek
Data ostatniej aktualizacji:
2009-02-24 19:25