Rzeczpospolita Polska

Zarządzenie pokontrolne nr 2/2012 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 6 listopada 2012 roku

w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z kontroli archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu przeprowadzonej w dniach 22 grudnia 2011 r. oraz 23, 25, 27, 31 stycznia 2012 roku


Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), § 18 ust. 3  pkt  6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz § 62 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm., w celu wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 24 kwietnia 2012 roku, zarządza się co następuje:

§ 1

Zobowiązuje się:

  1. Prorektora ds. rozwoju uczelni do wprowadzenia w archiwum ewidencji dokumentacji, przede wszystkim osobowej, studenckiej i pracowniczej w postaci elektronicznej, z możliwością stosowania wyszukiwarki, by zapewnić sprawne odnajdywanie tej dokumentacji w archiwum, w terminie do 31 grudnia 2012 r.

  2. Dyrektora Działu Nauki do przechowywania takiej dokumentacji jak dyplomów honoris causa, plakatów w postaci rozłożonej bez dziurkowania i zszywania w zakresie dotychczasowej dokumentacji oraz na bieżąco.

  3. Dyrektora Biura Informacji i Promocji do rozpoznania , opisania i zewidencjonownia zbioru fotograficznego – w porozumieniu z Archiwum uczelni i po konsultacjach z Archiwum Państwowym, przekazania ewidencji fotografii do Archiwum uczelni w 2 egzemplarzach w terminie do 31 grudnia 2012 r.

  4. Kierownika Zakładu Anatomii Zwierząt do przekazania do Archiwum uczelni dokumentacji b. Akademii Medycyny Weterynaryjnej we Lwowie przechowywanej obecnie w Wydziale Medycyny Weterynaryjnej przy ul. Kożuchowskiej w terminie do 31 grudnia 2012 r.

  5. Dyrektora Działu Kadr i Spraw Socjalnych do opisu akt osobowych pracowniczych, które będą przekazywane do Archiwum od 2012 roku o daty skrajne – na bieżąco.

  6. Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:
    1)  Zakończenia prac archiwalnych w zakresie weryfikacji wartości archiwalnej i przygotowania do brakowania ok. 18 m.b. dokumentacji zgromadzonej w Archiwum.

    2)  Wykonania następujących prac archiwalnych:
    a)  zmiany kwalifikacji archiwalnej akt wymienionych w protokole kontroli w pkt. II/6 na s.6,
    b)  wyłączenia do osobnej teczki spisu zdawczo-odbiorczego akt b. Akademii Medycyny Weterynaryjnej we Lwowie i nadanie mu numer 1,
    c)  dokończenia prac w zakresie sporządzania ewidencji dla opracowanych akt kategorii A (rejestracja spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, uzupełnienia sygnatury archiwalnej na teczkach, dane o miejscu przechowywania akt w ewidencji),
    d)   uzupełnienia akt osobowych z RZD-ów, przekazanych do Achiwum bez pełnej daty zatrudnienia i bez pełnej nazwy aktotwórcy i komórki organizacyjnej o te dane,
    e)   wniesienia stosownej poprawki w odniesieniu do teczek nr 211/1, 10,19, a także innych, jeśli zawierają złożoną i przeszytą dokumentację tj. dyplomy honoris causa oraz plakaty.

    3)  Wpisywania do kart udostępnień wszystkich koniecznych danych i udostępnianie danych za zgodą kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, zgodnie z instrukcją archiwalną (w przypadku masowo wypożyczanej dokumentacji można stosować stałe upoważnienie kierownika jednostki organizacyjnej do korzystania z akt).

    4)   Przesyłania na bieżąco do Archiwum Państwowego po jednym egzemplarzu ewidencji dokumentacji kategorii A przekazywanej z jednostek organizacyjnych do Archiwum uczelni.

    5)  Termin realizacji zaleceń określonych w ust. 6 pkt. 1) i  2) – do 31 grudnia 2012 r.

    6)  Termin realizacji zaleceń określonych w ust. 6 pkt. 3) i 4) – na bieżąco.

  7. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:
    1)  Stosowania konsekwentnie i prawidłowo rejestracji spraw w spisach spraw w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, zgodnie z obowiązującą w uczelni instrukcją kancelaryjną i znakowania pism znakiem sprawy – realizacja – na bieżąco.
    2)  Przestrzegania na bieżąco zasady przekazywania do Archiwum uczelni zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych, a w przypadku konieczności pozostawienia w jednostkach organizacyjnych części akt dłużej niż 2 lata przekazania do Archiwum ewidencji (spisów zdawczo-odbiorczych) tych akt.

§ 2

  1. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się prorektorowi ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.

  2. O terminie i sposobie wykonania niniejszego zarządzenia należy powiadomić prorektora ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu na 2 tygodnie przed upływem terminów określonych w ww. punktach.

  3. Zobowiązuje się kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przygotowania informacji do Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 24 kwietnia 2012 r.  i przygotowania do podpisania prorektorowi ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z upływem określonych w ww.  punktach terminów.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Prof. dr hab. Roman Kołacz


Wytworzył:
Grażyna Grzesiuła
Data opublikowania:
2012-11-08 10:39
Data ostatniej aktualizacji:
2012-11-08 10:39