Rzeczpospolita Polska

Zarządzenie pokontrolne nr 1/2016 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 25 stycznia 2016 roku

w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z kontroli archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu przeprowadzonej w dniach 27 i 31 sierpnia 2015 roku

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), § 18 ust. 3 pkt.6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz §62 regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm. , w celu wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 19 października 2015 roku, zarządza się co następuje:

§1
Zobowiązuje się:
1. Zastępcę Kanclerza ds. Administracyjno-Gospodarczych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do spowodowania znowelizowania, w porozumieniu z Archiwum Państwowym, obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych Uczelni, tj. instrukcji kancelaryjnej i wprowadzenia jej do stosowania w Uczelni, w terminie do 31.01.2017r.
2. Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do: znowelizowania, w porozumieniu z Archiwum Państwowym, obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych Uczelni, tj. instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt i wprowadzenia ich do stosowania, w terminie do 31.01.2017r.
3. Kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do rejestrowania spraw w spisach spraw w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i prawidłowego stosowania tej rejestracji, przy tym:
a. oznaczać pełnym znakiem sprawy ( z numerem sprawy ze spisu spraw) wszystkie pisma tworzące akta sprawy (nie dotyczy to załączników do pism), przy tym symbol klasyfikacyjny w znaku sprawy na pismach i w znaku akt na teczce aktowej winien być taki sam,
b. odkładać do teczek aktowych prawidłowo wypełniany spis spraw,
c. w przypadku teczek podmiotowych, przedmiotowych i zbiorczych spisy spraw gromadzić w osobnych teczkach (oznaczonych danym hasłem klasyfikacyjnym z rozszerzeniem,,…..- spis spraw”) i teczki z tymi spisami także przekazywać do archiwum.- na bieżąco .
4. Kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przestrzegania zasady przekazywania do archiwum uczelni zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych – na bieżąco .
5. Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do wykonania następujących prac archiwalnych:
a. przekwalifikowania z kategorii BE do kategorii A akta wskazane w protokole kontroli w punkcie II/6 na s.5, prawidłowego uporządkowania tych akt i sporządzenia ich ewidencji w terminie do 31 stycznia 2016r.
b. kompletowania poprawnie dokumentacji doktoratów honoris causa, tak by wszystkie pisma w sprawie były kwalifikowane do kategorii A w terminie do 31 stycznia 2016r
6. Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do wprowadzenia od 01.01.2016., w związku ze zmienioną praktyką kancelaryjno-archiwalną, zmiany dot. wykazu spisów zdawczo-odbiorczych:
a. prowadzenia jednego wykazu spisów zdawczo-odbiorczych wspólnego dla akt kategorii A i B (dotychczasowy wykaz spisów dla akt kategorii A należy zamknąć, a kolejne rejestracje spisów akt kategorii A i B należy prowadzić w wykazie spisów dla akt kategorii B, z zaznaczeniem w rubryce Uwagi wykazu kategorii archiwalnej akt),w terminie do 31 stycznia 2016r .
b. uzupełnienia wykazu spisów zdawczo-odbiorczych o rubrykę Nazwa jednostki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację ( rubryka ta powinna być wypełniana, gdy nazwa jednostki organizacyjnej, która przekazuje dokumentację do archiwum i która ją wytworzyła, jest różna), w terminie do 31 stycznia 2016r .
7. Dyrektora Biura Informacji i Promocji Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do prowadzenia dalszych prac w zakresie archiwizacji zbioru dokumentacji fotograficznej:
a. zorganizowania prac archiwalnych nad zbiorem fotograficznym, tak by zwiększyć ich tempo,
b. rozpoznania, opisania i zewidencjonowania zbioru fotograficznego – w porozumieniu z archiwum Uczelni i po konsultacjach z Archiwum Państwowym, ewidencję fotografii przekazać do archiwum Uczelni w 2 egzemplarzach, z których 1 winien być przesłany do AP,
c. uwzględniania w opisie obecnie sporządzanych zdjęć miejsce wydarzenia zorganizowanego w obiektach Uczelni, w terminie do 31 stycznia 2017r.
8. Kierownika Działu Aparatury i Pomocy Dydaktycznych do przekazania do archiwum Uczelni spisów zdawczo-odbiorczych nie zewidencjonowanej dotąd dokumentacji audiowizualnej, gromadzonej w dziale, w terminie do 31 stycznia 2017r .
9. Zastępcę Kanclerza ds. Technicznych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do spowodowania odpowiedniego zabezpieczenia okna w magazynie piwnicznym archiwum przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 42, termin wykonania 31 stycznia 2017r .
10. Prorektora ds. rozwoju uczelni do poinformowania Archiwum Państwowego we Wrocławiu o podjęciu działań w celu zwiększenia powierzchni magazynowej archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, w terminie do 31 stycznia 2016r.

§2
1. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. rozwoju uczelni.
2. O terminie i sposobie wykonania niniejszego zarządzenia należy powiadomić Prorektora ds. rozwoju uczelni na 2 tygodnie przed upływem terminów określonych w w/w punktach.
3. Zobowiązuje się Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przygotowania informacji do Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 19 października 2015 r. i przedłożenia do podpisania prorektorowi ds. rozwoju uczelni.

§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Prof. dr hab. Roman Kołacz
Wytworzył:
Grażyna Grzesiuła
Data opublikowania:
2016-01-26 14:19
Data ostatniej aktualizacji:
2016-01-26 14:19